Organisationsberatung

Agile Transformation: Öffentliche Verwaltungen zukunftssicher aufstellen

Seit fünf Jahren bin ich als Senior Beraterin bei der VISION Consulting GmbH im Bereich Organisationsberatung tätig. Eines der spannendsten Projekte, an dem ich mitgewirkt habe, hatte die agile Transformation einer bundesweiten öffentlichen Institution zum Projektgegenstand.

Gemeinsam mit einem interdisziplinären Team haben wir ein Vorgehensmodell entwickelt, das sowohl die organisatorischen Anforderungen als auch die Veränderungsdynamik berücksichtigt. Wir haben neue Ergebnistypen und Arbeitsmethoden eingeführt und einen Prozess gestaltet, der Stabilität bietet und gleichzeitig genügend Flexibilität für Entwicklung lässt. Ein zentraler Baustein war die Qualifizierung der Beteiligten – denn Veränderung gelingt nur, wenn die Menschen dahinter die notwendigen Kompetenzen mitbringen. In regelmäßigen Austauschformaten wurden Best Practices geteilt, Herausforderungen diskutiert und gemeinsam Lösungen entwickelt. Pilotprojekte halfen uns dabei, unser Modell in der Praxis zu testen und kontinuierlich weiterzuentwickeln.

Für mich persönlich war dieses Projekt eine großartige Gelegenheit, meine Erfahrung in der agilen Transformation weiter auszubauen und gleichzeitig einen nachhaltigen Mehrwert für die Öffentliche Verwaltung zu schaffen. Vor allem aber hat es gezeigt, welchen Unterschied ein kluger und gut begleiteter Wandel machen kann. Die positive Resonanz bestätigt mich darin, dass agile Transformation weit mehr ist als eine Methode – sie prägt die Kultur einer Organisation und macht sie zukunftsfähig.

Vom Ist zum Soll: Wandel mit Weitblick

Ich bin seit drei Jahren als Senior Organisations- und Prozessberaterin bei der VISION Consulting GmbH tätig. Hier begleite ich Transformationsvorhaben im öffentlichen Sektor – sowohl als Projektleiterin als auch als Methodenexpertin.

In einem besonders interessanten IT-Projekt für ein IT-Dienstleistungszentrum habe ich als Projektleiterin eng mit Führungskräften und dem Projektteam zusammengearbeitet, um die strategische und operative Umsetzung zu gestalten. Eine besondere Herausforderung dabei war, als Sparringpartnerin verschiedene Projektakteur:innen methodisch und fachlich zu beraten. Als zentrale Schnittstelle im Projekt konnte ich Digitalisierung, Organisationsentwicklung, Prozessmanagement, IT-Anforderungsmanagement und Vergabemanagement miteinander verknüpfen – mit dem Ziel, die Interessen der Stakeholder:innen auszubalancieren und das Projekt erfolgreich voranzubringen.

Die Digitalisierungspotenziale in der öffentlichen Bauverwaltung identifizieren

Mit einem Tandem, bestehend aus einem Senior Experten und einem Junior Berater, haben wir in der öffentlichen Bauverwaltung die Aufnahme der dortigen IST-Prozesse durchgeführt mit dem Ziel, Potenziale für die zukünftige Digitalisierung dieser Prozesse zu ermitteln.

Zunächst haben wir gemeinsam mit den Auftraggebenden die relevanten TOP-Prozesse identifiziert und anschließend die Aufnahme dieser Prozesse über Mitarbeitendeninterviews durchgeführt. Herausforderungen waren hierbei die Vielzahl der beteiligten Dienststellen, teilweise individuelle Herangehensweisen sowie ein gemeinsames inhaltliches Verständnis des Begriffs Digitalisierung. Die Ergebnisse der Interviews wurden anschließend von den VISION-Beratern als grafische Prozessdarstellungen skizziert und mit den beteiligten Interviewpartner:innen final abgestimmt.

Das Projekt wurde erfolgreich und termingerecht abgeschlossen. Doe Auftraggebenden waren sowohl von der leicht verständlichen Darstellung der IST-Prozesse als auch von der exakten Identifikation der vorhandenen „Schmerzpunkte“ innerhalb dieser Prozessdarstellungen begeistert. Die weiteren Digitalisierungsmaßnahmen und neu zu gestaltenden SOLL-Prozesse konnten so effektiv unterstützt werden.