Projektmanagement
Wir navigieren die Öffentliche Verwaltung souverän durch die Digitalisierung
Die Digitalisierung verändert die Arbeitsweise öffentlicher Verwaltungen grundlegend. Bürger:innen und Unternehmen erwarten heute transparente und benutzerfreundliche Prozesse, während die Verwaltungen selbst vor der Herausforderung stehen, komplexe Projekte mit strikten Vorgaben und begrenzten Ressourcen meistern zu müssen. Sich ändernde rechtliche Rahmenbedingungen machen die Situation noch komplexer.
Mit einem gut strukturierten Projektmanagement legen Sie den Grundstein für die erfolgreiche Digitalisierung Ihrer Verwaltung. Wir liefern Ihnen die Methoden, Werkzeuge und das Know-how, um Ihre Projekte termingerecht, budgetgerecht und in hoher fachlicher Qualität umzusetzen.
Wir bieten:
Analyse Ihrer Strukturen und Prozesse für eine klar definierte Ausgangslage
Planung und Umsetzung mit agilen Methoden für Effizienz und Transparenz
Nachhaltigen Projekterfolg durch die Begleitung von Expert:innen
Ihr Kompass für erfolgreiches Projektmanagement in Behörden
Projektmanagement ist mehr als ein Werkzeugkasten zur Organisation von Aufgaben – es ist die strategische Basis, um den digitalen Wandel nachhaltig und erfolgreich zu gestalten.
Ein durchdachtes Projektmanagement bringt Struktur in komplexe Vorhaben und ermöglicht es öffentlichen Verwaltungen, Herausforderungen aktiv zu begegnen und Chancen zu nutzen. Es sorgt dafür, dass knappe Ressourcen sinnvoll eingesetzt werden, klare Prioritäten gesetzt werden und alle Beteiligten effizient zusammenarbeiten.
Ohne professionelles Projektmanagement drohen Projekte an mangelnder Abstimmung, fehlender Transparenz oder starren Strukturen zu scheitern. Prozesse geraten ins Stocken, Kosten steigen unkontrolliert und das eigentliche Ziel – die Digitalisierung der Verwaltung – gerät aus dem Blick.
Unser Ansatz stellt sicher, dass Ihre Projekte heute reibungslos ablaufen und morgen nachhaltig wirken. Durch den Einsatz agiler Methoden und die regelmäßige Abstimmung mit den Stakeholder:innen schaffen wir eine Basis, auf der echter Fortschritt möglich wird.
Für Ihre Verwaltung bedeutet das: Strukturen, die flexibel auf Veränderungen reagieren können, Ressourcen, die effizient eingesetzt werden und Ergebnisse, die den Ansprüchen aller Beteiligten gerecht werden. Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir Strategien, die heute ebenso Bestand haben wie in Zukunft.
Volker Kuhn
Senior Experte
„Ein optimales Projekt braucht agile Führung und eine nutzerzentrierte Gestaltung, gerade in Zeiten der Digitalisierung. Mit Erfahrung in Projektleitung, Anforderungs- und Stakeholdermanagement gelingt eine effiziente Umsetzung.“
Unsere Dienstleitungen für die Digitale Transformation: Struktur und Strategie im Fokus
Unsere Leistungen decken alle Aspekte des modernen Projektmanagements ab und sind speziell auf die Anforderungen der Öffentlichen Verwaltung zugeschnitten:
- Detaillierte Analyse und strukturierte Planung:
Wir erfassen den Ist-Zustand Ihrer Strukturen und Prozesse, decken Optimierungspotenziale auf und entwickeln auf dieser Basis einen klaren und umsetzbaren Projektplan. Dabei haben wir Faktoren wie Ressourcenverteilung, eine klare und umsetzbare Projektplanung und mögliche Risiken stets im Fokus. - Stakeholdermanagement und Kommunikation:
Eine erfolgreiche Projektumsetzung in der öffentlichen Verwaltung erfordert die Einbindung aller beteiligten Interessengruppen – von kommunalen Akteur:innen bis hin zu Ministerien. Wir organisieren regelmäßige Abstimmungen, moderieren Diskussionen und sorgen für eine transparente Kommunikation auf allen Ebenen. - Agile Durchführung und Erfolgssicherung:
Mit bewährten Methoden wie Scrum oder SAFe setzen wir Projekte flexibel und effizient um. Regelmäßige Feedbackschleifen und Monitoring stellen sicher, dass Fortschritte messbar bleiben und Ziele pünktlich erreicht werden. - Nachhaltige Integration und Transfer:
Wir begleiten Sie bei der Umsetzung der Projektergebnisse in den regulären Betrieb Ihrer Verwaltung. Unser Ziel: dauerhafte Veränderungen, die messbare Vorteile für Bürger:innen, Unternehmen, Mitarbeitende und für die Prozesse selbst bringen.
Sie möchten mehr darüber erfahren, wie wir Ihre Projekte effizient, transparent und nachhaltig umsetzen?
Wir sind gerne für Sie da!
VISION und ihre Leistungen im Projektmanagement
Projektreferenzen
Thomas Greb
Senior Berater
IT-Betriebsneuorganisation für 12.000 Mitarbeitende
Seit Mai 2019 bin ich Teil eines Projektes, das den IT-Betrieb für 12.000 Mitarbeitende an 60 Standorten neu organisiert. In meiner Rolle übernehme ich gemeinsam mit dem Team von VISION Consulting und den Projektbeteiligten des Kunden die organisatorische Beratung, Projektunterstützung und -umsetzung. Dabei arbeiten wir mit Methoden und Tools wie PMI, ITIL 4.0, Jira, Confluence, Design Thinking und SAFe 6.1.
Zunächst standen die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und die Entwicklung einer tragfähigen Projektbasis im Vordergrund. Gemeinsam mit den Kolleg:innen im Team habe ich ein PMO aufgebaut, Prozesse nach PMI-Standards eingeführt und die Kommunikation strukturiert. Weitere Schwerpunkte waren die Personal- und Budgetplanung sowie die Konzeption eines Mobile-Working-Programms, in dessen Rahmen 4.000 Mitarbeitende mit moderner IT ausgestattet wurden.
In der zweiten Phase haben wir die Feinkonzeption der Lösung vorangetrieben: Dabei habe ich Kick-Offs moderiert, wir haben das Projekt in 60 Arbeitspakete strukturiert und in enger Zusammenarbeit mit den Arbeitsgruppen das Anforderungsmanagement, die IT-Architekturplanung und die Qualitätssicherung übernommen. Zusätzlich unterstützte ich die Teams durch Coaching in Projektmanagement, Business Analyse und ITIL.
Aktuell begleite ich die Pilotierung, den Rollout und die Abnahme des IT-Betriebs. Dabei koordiniere ich die Teams unter Anwendung von klassischen und agilen Methoden, moderiere Workshops und unterstütze bei Change- und Kommunikationsmaßnahmen. In der Abschlussphase übernehmen wir gemeinsam mit den relevanten Stakeholder:innen die Projektauswertung und -dokumentation.
Volker Kuhn
Senior Experte
Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG)
Die Digitalisierung der Verwaltung braucht klare Strukturen und eine effiziente Umsetzung. Im Rahmen des OZG war ich Teil eines agilen Teams, das mit der SAFe-Methodik die Anforderungen von Ministerien, Kommunen und Behörden in nutzerfreundliche digitale Lösungen überführte. Mein Fokus lag darauf, das Projekt zu steuern, mit den Stakeholder:innen zu koordinieren und nachhaltige, interoperable IT-Lösungen zu schaffen.
In der ersten Phase ging es darum, zentrale Verwaltungsdienstleistungen vollständig online verfügbar zu machen und modulare, wiederverwendbare Services zu entwickeln. Dabei leitete ich die Anforderungsaufnahme, koordinierte alle Interessen und sorgte für ein strukturiertes Vorgehen.
In der Umsetzungsphase habe ich Workshops zur Anforderungsdefinition moderiert, User Stories strukturiert und die technische Implementierung begleitet. Mit JIRA und Confluence habe ich das Backlog Management gesteuert und das Stakeholder Alignment unterstützt, um eine reibungslose Umsetzung sicherzustellen.
Aktuell begleite ich die Einführung, den Rollout und die Qualitätssicherung der Lösungen. Dazu gehören die Koordination von Test- und Pilotphasen, Change-Management-Maßnahmen und die Sicherstellung der Interoperabilität mit bestehenden IT-Systemen. Dabei sorge ich durch gezielte Kommunikation und Reporting für Transparenz und Akzeptanz.
Jörg Harms
Senior Experte
Kreditinstitute fit für die Zukunft machen
Über einen Zeitraum von gut fünf Jahren habe ich einen namhaften Provider dabei unterstützt, seine Mandanten – Kreditinstitute – fit für die Zukunft zu machen. Meine Beratungsleistungen deckten dabei vielfältige Aufgabenbereiche ab.
Als Solution Designer habe ich an der Evaluierung, Entwicklung und Einführung von kundenindividuellen Softwarelösungen gearbeitet. Als Projektmanager plante und realisierte ich Kundenprojekte unterschiedlicher Größenordnung. Als Qualitätsmanager habe ich die gewünschten Kundenanforderungen und deren Korrektheit durch (test-)methodische Vorgehensweisen sichergestellt.
Die Herausforderungen lagen in der Digitalisierung selbst, dem Kostendruck und dem Generationenwandel – denn Banken stehen vor zahlreichen Aufgaben auf ihrem Weg zu einem hochmodernen, multimedialen Kreditinstitut, das einerseits die Bedürfnisse der heutigen und zukünftigen Generationen kennt und andererseits diese auch vollumfänglich bedienen kann.
Die Arbeit in den hochkompetenten Teams mit engagierten Menschen hat mir besonders viel Spaß gemacht. Diese Teamarbeit ist zudem die Grundlage exzellenter Ergebnisse für unsere Kund:innen, insbesondere bei der Umsetzung von sehr komplexen oder zeitkritischen Projekten.
Alexander Eberhardt
Berater
Restart eines hybriden Software-Projektes
In einem Teilbereich der Finanzverwaltung müssen in absehbarer Zeit alle Bedienoberflächen der Verfahrenssoftware umgestellt werden. Der Support der bisherigen Technologie wird eingestellt.
Das Projekt wurde zunächst in einem rein agilen Vorgehen aufgesetzt, was sich jedoch nach kurzer Zeit als nicht zielführend erwies. Mit dem Auftrag, einen Restart durchzuführen, wurde ich als Projektleiter eingesetzt. Ich wählte ein hybrides Vorgehensmodell, das sich innerhalb weniger Monate bewähren musste.
Nach einer grundlegenden Analyse der Ausgangssituation durch unsere Software-Ingenieur:innen habe ich ein komplett neues Entwicklungsteam an Bord geholt. Es musste sich schnell fachlich einarbeiten und als Team zusammenwachsen. Gerade Letzteres lag mir sehr am Herzen.
Der Restart des Projekts verlief reibungslos und nach wenigen Monaten haben wir den Produktivitäts-Check bestanden. Ein emotionaler Moment für das Team und mich, der uns nicht nur stolz machte, sondern das Team noch mehr stärkte. Der Schlüssel zum Erfolg: Sicherlich nicht nur ein toller Teamspirit und eine stringente Umsetzung des Projektmanagements, sondern auch das Vertrauen, das uns unser Kunde von Anfang an entgegengebracht hat.
Inzwischen schreitet das Projekt über Plan voran. Es ist sogar noch Zeit für zusätzliche personelle und inhaltliche Aufgaben unseres Kunden, was alle Projektbeteiligten nur noch mehr motiviert.
Torsten Stapel
Senior Berater
Agiles Pilotprojekt für Niedersachsen
Eine zukunftsorientierte öffentliche Verwaltung braucht eine moderne Kultur. Agiles Projektmanagement ist dabei ein wichtiger Baustein der Transformation.
In einem für Niedersachsen einzigartigen Pilotprojekt wurde neben einem neuen technischen Low-Code-Ansatz auch ein agiles Vorgehen mit Scrum erprobt. Agil bedeutete dabei keineswegs planlos. Die Rahmenbedingungen wurden vom Auftraggeber vorgegeben und die neuen technischen Möglichkeiten in einem Vorprojekt ausgelotet. Ein grobes Fachkonzept gab Halt und Richtung vor.
Zunächst musste in einem heterogenen Team aus erfahrenen agilen Playern und Neulingen ein gemeinsames Verständnis im Vorgehen und in der gemeinsamen Zusammenarbeit geschaffen werden. Dafür wurde Scrum als Methode geschult. Als Scrum Master achtete ich besonders auf einen werteorientierten Teamgeist und eine transparente Kommunikation. Außerdem galt es, dem Projekt Struktur und einen Rhythmus zu geben.
Dieses Vorgehen ging sicherlich über meine Aufgaben als Scrum Master hinaus, verschaffte dem Team und mir aber die notwendige Flexibilität, die dieses Projekt in der komplexen Organisationsstruktur des Kunden erforderte. Letztendlich haben alle Projektbeteiligten, auch durch den Einsatz der neuen, innovativen Low-Code-Technologie, schnell Fahrt aufgenommen und sind in einem konstanten Flow. Was auch das positive Feedback unserer Stakeholder:innen und vor allem die täglich erlebbare, freudige Stimmung im Projekt widerspiegelt.
Beratung im Fokus
Jetzt reinschauen und entdecken, wie modernes Projektmanagement Verwaltungen digital transformieren kann!
In der ersten Folge des Dreiteilers rund um das Projektmanagement in der Öffentlichen Verwaltung erklären Thomas Greb und Volker Kuhn, warum Projektmanagement viel mehr ist als nur Planung. Sie zeigen, warum es essenziell ist, alle Beteiligten von Anfang an mit ins Boot zu holen, welche Methoden sie dafür nutzen und wie Agilität Verwaltungen hilft, die Herausforderungen der Digitalisierung zu meistern.
Im zweiten Teil der Videoreihe zum Projektmanagement sprechen Thomas Greb und Volker Kuhn darüber, warum das Stakeholdermanagement eine der großen Herausforderungen in komplexen Digitalisierungsprojekten ist. Sie erläutern, wie es mit guten Gesprächen dennoch gelingen kann, die sehr unterschiedlichen Interessen aller Beteiligten unter einen Hut zu bringen und wie wichtig dabei eine vertrauensvolle Zusammenarbeit ist.
Im letzten Teil der Serie beantworten Thomas Greb und Volker Kuhn die Frage, was Verwaltungen eigentlich bekommen, wenn sie ihr Projektmanagement VISION Consulting anvertrauen. Sie erläutern, welche Rolle Nachhaltigkeit im modernen Projektmanagement spielt und warum Werte für eine erfolgreiche Umsetzung mindestens genauso wichtig sind wie die richtigen Tools.
Erfahrung und Expertise: So managen wir Projekte in Ihrer Behörde
Seit über 40 Jahren arbeiten wir für und mit Öffentlichen Verwaltungen – und verbinden dabei fundiertes Wissen über Verwaltungsstrukturen mit modernsten Projektmanagementansätzen. Das bedeutet, dass unsere Expert:innen die spezifischen Herausforderungen, die bei der Digitalisierung in der Verwaltung auftreten, verstehen und souverän managen können.
Wir setzen auf einen ganzheitlichen Ansatz, der sowohl technisches Know-how als auch soziale Kompetenzen integriert. Dabei stehen für uns folgende Leitgedanken im Mittelpunkt
- Präzision:
Mit fundierten Analysen und klaren Plänen schaffen wir die Basis für reibungslose Prozesse. - Flexibilität:
Agile Methoden ermöglichen es uns, schnell und effizient auf dynamische Anforderungen zu reagieren. - Verlässlichkeit:
Wir begleiten Sie durch den gesamten Projektzyklus und garantieren maximale Transparenz und Qualität.
Am Ende steht immer das, was wirklich zählt: ein Projektergebnis, das die Erwartungen voll erfüllt – effizient, nachhaltig und ganzheitlich auf die Anforderungen der Öffentlichen Verwaltung abgestimmt.
Sie möchten mehr darüber erfahren, wie wir Ihre Projekte effizient, transparent und nachhaltig umsetzen?
Wir sind gerne für Sie da!
Statements unserer Mitarbeitenden
Projektmanagement ist wie das Leben. Gute Kommunikation ist unabdingbar für eine erfolgreiche Gestaltung. Nur wenn alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis haben, kann etwas Tragfähiges und Sinnvolles entstehen.
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Während Projekt in der frühen Neuzeit teils für kühne, utopische oder gar verrückte Pläne stand, bezeichnet es heute vor allem gut durchdachte Vorhaben mit konkreter Zielsetzung. Trotz dieser Wandlung bleibt der Kern erhalten: Ein Projekt richtet den Blick nach vorne, es ist der Entwurf einer zukünftigen Handlung und verkörpert damit immer ein Stück Vorstellung von der gestaltbaren Zukunft. Manchmal wünsche ich den Projektmanager:innen von heute den Mut der frühen Neuzeit, den es brauchte, um aus der Komfortzone zu kommen und die Vorstellungskraft, um zukünftige Informationssysteme zu gestalten.
{News zum Thema
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Ein hybrider Projektmanagementansatz verbindet die Struktur klassischer Methoden mit der Flexibilität agiler Praktiken. Dieser Leitfaden zeigt, wie Verwaltungen Projekte effizient steuern und gleichzeitig flexibel auf Veränderungen reagieren können.
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FAQ – häufig gestellte Fragen zum Thema Projektmanagement
Was versteht man unter Projektmanagement in der Öffentlichen Verwaltung?
Projektmanagement in der Öffentlichen Verwaltung umfasst die Planung, Steuerung und Umsetzung von Projekten, die oft durch komplexe Rahmenbedingungen, begrenzte Ressourcen und gesetzliche Vorgaben geprägt sind. Es sorgt für eine strukturierte Vorgehensweise, klare Verantwortlichkeiten und transparente Kommunikation, um digitale Transformationsprozesse effizient und nachhaltig zu gestalten.
Warum ist professionelles Projektmanagement in Verwaltungen so wichtig?
Ohne eine strukturierte Planung und Umsetzung können Projekte ins Stocken geraten, Budgets überschritten und gesetzte Ziele verfehlt werden. Professionelles Projektmanagement stellt sicher, dass Ressourcen effizient genutzt, Risiken frühzeitig erkannt und Projekte termingerecht umgesetzt werden.
Welche Methoden werden im Projektmanagement für Verwaltungen eingesetzt?
Je nach Projekt und Anforderungen kommen klassische (z. B. Wasserfallmodell), agile (z. B. Scrum, SAFe) oder eine Mischung aus beiden Methoden zum Einsatz. Agile Verfahren ermöglichen eine flexible Anpassung an neue Anforderungen, während klassische Methoden für stark regulierte Projekte geeignet sind. Häufig werden Elemente auch hybrid kombiniert, um den spezifischen Anforderungen von Projekten in öffentlichen Verwaltungen gerecht zu werden.
Wie können Verwaltungen von agilen Methoden im Projektmanagement profitieren?
Agile Methoden ermöglichen eine schrittweise Umsetzung von Projekten, regelmäßige Feedbackschleifen und eine enge Einbindung aller Stakeholder. Dadurch lassen sich Herausforderungen frühzeitig erkennen, Änderungen flexibel integrieren und Ergebnisse schneller realisieren. Besonders bei Digitalisierungsprojekten ist Agilität ein wichtiger Erfolgsfaktor.
Welche Herausforderungen gibt es bei Projekten in Öffentlichen Verwaltungen?
Öffentliche Verwaltungen müssen oft mit begrenzten Budgets, strengen rechtlichen Vorgaben und langen Entscheidungswegen arbeiten. Hinzu kommen hohe Anforderungen an Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Ein weiteres Hindernis kann die Abstimmung mit vielen Stakeholder:innen sein.
Wie wird sichergestellt, dass ein Projekt nachhaltig erfolgreich ist?
Nachhaltiger Projekterfolg hängt von einer durchdachten Planung, einer klaren Einbindung der Stakeholder:innen und einer erfolgreichen Überführung der Projektergebnisse in den Regelbetrieb ab. Durch begleitendes Change-Management, gezielte Schulungen und eine klare Kommunikationsstrategie stellen wir sicher, dass Veränderungen langfristig wirksam bleiben.
Wie können Verwaltungen ihre Projekte effizient steuern und überwachen?
Durch den Einsatz von Projektmanagement-Tools wie JIRA, Confluence oder MS Project können Fortschritte dokumentiert, Aufgaben verteilt und Meilensteine überwacht werden. Zudem sorgen regelmäßige Statusberichte und Meetings für Transparenz und eine effiziente Steuerung der Projektentwicklung.
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